Aviso de privacidad

Qué datos personales trata Clanify, para qué, con quién se comparten y qué derechos tienes.

Borrador para revisión. El equipo del proyecto formativo preparó este texto como punto de partida. La institución educativa debe revisarlo y aprobarlo antes de publicar Clanify; no es asesoría legal. Versión del 15 de octubre de 2026.

1. Quién es responsable de tus datos

Clanify es una aplicación educativa creada en un proyecto formativo del SENA. El responsable del tratamiento de los datos es la institución educativa donde se usa Clanify, a través de la persona responsable del proyecto en tu institución. Ella atiende las consultas y los reclamos que se explican en la sección Derechos.

Este aviso sigue la Ley 1581 de 2012 de protección de datos personales y el Decreto 1377 de 2013 (hoy incluido en el Decreto 1074 de 2015).

2. Qué datos recogemos

  • Cuenta: nombre de usuario, correo electrónico, nombre visible, presentación (un texto corto opcional) y contraseña. La contraseña se guarda transformada con un algoritmo de una sola vía, así que nadie puede leerla.
  • Fecha de nacimiento: solo para calcular la edad y aplicar las reglas para menores. No se muestra a nadie.
  • Rockie: el personaje que elegiste entre los 16 de la app. No pedimos fotos.
  • Actividad de estudio: materias, tareas, metas, sesiones Pomodoro, raids, batallas, XP, niveles, misiones e insignias.
  • Comunidad: clan y rol, mensajes del chat del clan, amistades, reportes de mensajes y notificaciones dentro de la app.
  • Solo si eres menor de 18 y pides autorización: el correo de tu acudiente y su decisión, y un historial de cada decisión (fecha, servicios autorizados, el correo enmascarado y una huella cifrada del correo, no el correo completo) como prueba de la autorización. El correo de cada acudiente que ya respondió se guarda también para que conserve su enlace para revocar y para avisarle si la cuenta pide la autorización a otro correo.
  • Solo si activas las notificaciones push: la dirección de suscripción de tu navegador.
  • Datos técnicos: la dirección IP se usa en contadores que vencen en poco tiempo (de minutos a un día como máximo) para limitar intentos repetidos, por ejemplo al iniciar sesión. Los contadores vencidos se borran con la tarea diaria de mantenimiento. Clanify no la guarda en un historial.

Lo que ven otras personas: quienes tienen cuenta en Clanify pueden ver tu perfil: nombre visible, usuario, presentación, Rockie, nivel y XP, clan, insignias, cifras de estudio (minutos, sesiones, raids y días de racha) y hasta 12 de tus amistades. Nadie ve tu correo, tu edad ni tu fecha de nacimiento.

No pedimos dirección, teléfono, documento de identidad, fotos ni ubicación.

3. Para qué los usamos

  • Crear y proteger tu cuenta, y ayudarte a recuperar la contraseña.
  • Registrar tu estudio y mostrarte tus avances, misiones y estadísticas.
  • Hacer funcionar la parte social: clanes, chat, raids, batallas y rankings.
  • Cuidar a las personas usuarias: filtrar groserías y datos de contacto, revisar reportes y frenar abusos.
  • Calcular la edad para aplicar las protecciones para menores.
  • Prestar los servicios opcionales (IA y notificaciones push), solo si se activan.

No usamos los datos para publicidad, no los vendemos y no hacemos perfiles comerciales.

Base legal: la autorización que das al crear la cuenta, limitada a estas finalidades. Los servicios opcionales que envían datos a otras empresas piden una autorización aparte, que puedes retirar cuando quieras.

4. Niñas, niños y adolescentes

Clanify la usan estudiantes de secundaria. El tratamiento de sus datos respeta su interés superior y sus derechos fundamentales (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y artículo 12 del Decreto 1377 de 2013):

  • Solo se recogen los datos necesarios para que la aplicación funcione.
  • Nadie ve su correo ni su edad. El chat bloquea teléfonos, correos, enlaces y redes sociales para que nadie lleve a un menor a conversaciones privadas fuera de la plataforma.
  • Los servicios externos opcionales (IA y notificaciones push) quedan bloqueados hasta que su acudiente los autorice desde un enlace enviado a su correo, después de escuchar la opinión del menor. El acudiente y el menor pueden retirar esa autorización en cualquier momento. Si la cuenta pide la autorización a otro correo, se avisa al acudiente que ya había respondido, y su enlace para revocar sigue sirviendo.
  • Limitación conocida: Clanify no puede comprobar que el correo escrito sea realmente el del representante legal. La institución puede verificarlo por sus propios medios.

5. Con quién se comparten (encargados)

Estas empresas procesan datos por cuenta de Clanify y solo para lo que se indica.

  • Alojamiento del servidorPor definir
    Para qué
    Guardar la base de datos y hacer funcionar la aplicación.
    Qué datos
    Todos los descritos en la sección 2.
    Dónde
    Lo define la institución al publicar Clanify. El proveedor puede guardar registros técnicos de acceso según su configuración.
  • Brevo (correo) No configurado en este servidor
    Para qué
    Enviar los correos de recuperación de contraseña y de autorización del acudiente. Ningún correo de publicidad.
    Qué datos
    La dirección de destino y el texto del correo.
    Dónde
    Francia (Unión Europea).
  • Groq (IA opcional) No configurado en este servidor
    Para qué
    Crear borradores de preguntas de repaso en las Boss Fights.
    Qué datos
    Solo el texto del tema y el nombre de la materia. Nunca nombre, usuario, correo ni edad.
    Cuándo
    Solo si la persona la activa y, si es menor de 18, con la autorización de su acudiente.
    Dónde
    Estados Unidos.
  • Servicios push de los navegadores Disponible en este servidor
    Para qué
    Entregar avisos en el dispositivo aunque Clanify esté cerrado.
    Qué datos
    Un aviso genérico y cifrado que solo el dispositivo puede abrir, y la dirección de suscripción del navegador.
    Quién
    Google, Mozilla, Apple o Microsoft, según el navegador.
    Cuándo
    Solo si la persona las activa y, si es menor de 18, con la autorización de su acudiente.

El botón "Google Calendar" de las tareas, raids y batallas solo se muestra a personas de 18 años o más. Si lo pulsas, tu navegador abre Google (Estados Unidos) con el título, la fecha y un enlace a Clanify: Google recibe esos datos en cuanto se abre el enlace, aunque el evento no quede en tu calendario hasta que lo guardes, y la dirección queda en el historial del navegador. A menores de 18 años solo se les ofrece el archivo .ics, que se descarga en su propio dispositivo y no pasa por Google.

Envío de datos a otros países

Brevo (Unión Europea), Groq (Estados Unidos) y los servicios push (que pueden estar en Estados Unidos u otros países) están fuera de Colombia. Enviarles datos es una transferencia internacional (artículo 26 de la Ley 1581 de 2012). Por eso los servicios opcionales piden una autorización expresa: la de la persona si es adulta, o la de su acudiente si es menor de 18. La institución debe confirmar los acuerdos con cada proveedor.

6. Cuánto tiempo los guardamos

  • Datos de la cuenta y del estudio: mientras la cuenta exista.
  • Mensajes del chat: mientras exista el clan. Si se borra una cuenta, sus mensajes pueden quedar en el chat sin nombre de autor.
  • Correo del acudiente: si no ha respondido, hasta que se retire la solicitud o se pida a otro correo. Si ya respondió, mientras la cuenta sea de una persona menor de edad, para avisarle si la cuenta pide la autorización a otro correo; después, la persona puede borrarlo desde Privacidad y permisos. La institución puede anular el enlace de un correo equivocado, y se borra siempre con la cuenta.
  • Historial de decisiones del acudiente: mientras exista la cuenta, como prueba de la autorización (artículo 17, literal b, de la Ley 1581 de 2012). No guarda el correo completo.
  • Suscripciones push: se borran al apagar el servicio o al revocar la autorización.
  • Contadores de intentos con la dirección IP: vencen en poco tiempo (de minutos a un día) y la tarea diaria de mantenimiento borra los vencidos.

7. Tus derechos y cómo ejercerlos

Según el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 puedes:

  • Conocer los datos que tenemos de ti y cómo se han usado.
  • Actualizar y rectificar los datos incompletos o equivocados.
  • Pedir prueba de la autorización que diste.
  • Revocar la autorización y pedir que se supriman tus datos, cuando no haya un deber legal de conservarlos.
  • Acceder gratis a tus datos.
  • Presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), después de hacer tu consulta o reclamo al responsable.

Dentro de la app puedes editar tu nombre visible y tu presentación en tu perfil, cambiar tu Rockie, apagar los servicios opcionales y retirar la autorización del acudiente en Privacidad y permisos.

Para lo demás (conocer todos tus datos, corregir el correo o la fecha de nacimiento, borrar la cuenta), habla con la persona responsable del proyecto en tu institución. Si eres menor de edad, tu acudiente también puede hacerlo. La ley fija plazos máximos de respuesta: 10 días hábiles para las consultas y 15 días hábiles para los reclamos (artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012).

8. Cookies y datos en tu dispositivo

  • Cookie de sesión (sessionid): mantiene tu sesión iniciada.
  • Cookie de seguridad (csrftoken): protege los formularios contra envíos falsificados desde otros sitios.
  • Cookie de mensajes (messages): guarda un momento el aviso que ves después de guardar algo.
  • Cookie de dispositivo conocido (clanify_dispositivo): se crea cuando inicias sesión o cambias tu contraseña y dura 90 días. Guarda un código por cada cuenta que entró bien en ese navegador (hasta 5), firmado por Clanify. El código se calcula con una clave secreta del servidor y con tu contraseña cifrada: no contiene tu nombre de usuario, tu correo ni tu contraseña, y con él nadie puede saber qué cuenta entró. Sirve para que puedas seguir entrando desde tus dispositivos aunque alguien pruebe muchas contraseñas en tu cuenta. El código de tu cuenta deja de servir si cambias tu contraseña y se quita de ese navegador si allí se escribe mal la contraseña de tu cuenta. Cerrar sesión no la borra; puedes borrarla desde la configuración del navegador.
  • Almacenamiento del navegador: una copia de los archivos de la app y de la página del temporizador para funcionar sin internet (las demás páginas no se guardan), y las sesiones de Pomodoro que esperan conexión para enviarse. Al cerrar sesión se borra la copia de las páginas y se cancelan las notificaciones push de ese navegador. Si compartes el dispositivo, cierra tu sesión al terminar.

Clanify no usa cookies de analítica, de publicidad ni rastreadores de otras empresas.

9. Cambios en este aviso

Si este aviso cambia, publicaremos la versión nueva en esta misma página con su fecha.